Créé en 1971, le courrier électronique a beau avoir célébré ses 50 ans en 2021, plusieurs d’entre nous n’en comprennent pas encore toutes les subtilités. Voici 7 erreurs régulièrement commises lors de l’envoi d’un courrier électronique et qu’on devrait corriger. Au plus vite.
Ce sont des fautes parfois anodines qui, dans un contexte professionnel comme le nôtre, pourraient pourtant aller jusqu’à anéantir des relations d’affaires dans certains cas. Alors, soyez vigilant.
Erreur No. 1 – Utiliser une adresse qui ne semble pas professionnelle
Photo : Malte Helmhold / Unsplash
Vous écrivez dans un contexte professionnel ? Utilisez une adresse qui semble professionnelle.
Personne n’accorde de crédit à qui sollicite une entreprise pour annoncer à la radio locale.
On ne poste pas d’enveloppes professionnelles (ex. : facturation, etc.) avec notre adresse personnelle dans le coin de l’enveloppe ?
Alors, on n’envoie pas non plus de courrier électronique professionnel avec une adresse qui ne semble pas professionnelle.
Erreur No. 2 – Envoyer des courriels professionnels la fin de semaine
Photo : Hansjörg Keller / Unsplash
Évitez de déranger vos contacts professionnels le weekend. À moins bien sûr qu’eux-mêmes travaillent la fin de semaine et que ce soit d’une absolue nécessité.
D’une part, parce que les téléphones cellulaires sont souvent synchronisés à nos adresses de courriels professionnelles. Plusieurs seront donc notifiés dès la réception d’un message, alors qu’ils auraient pourtant droit à leur congé.
D’autre part, il est très facile de nos jours d’écrire un courriel à l’avance et d’en planifier l’envoi à une date et une heure ultérieures, afin qu’il soit expédié à 8 h 00, le lundi matin par exemple. Le destinataire pourra ainsi en prendre connaissance dès son entrée au bureau.
Voici comment planifier l’envoi d’un courriel si vous utilisez la suite professionnelle Google Workspace. Même chose si vous utilisez plutôt Outlook fourni avec Office 365 de Microsoft.
Erreur No. 3 – Ne pas inscrire de titre à son message
Photo : Bruce Mars / Unsplash
C’est court et c’est simple. Ça ne prend que quelques mots à peine.
L’objet du message indique clairement le but de votre correspondance. L’information est ainsi traitée plus rapidement. On peut aussi trier les courriels plus efficacement. Inscrivez donc systématiquement l’objet de votre message.
Erreur No. 4 – Dévoiler à tous les adresses d’autres destinataires
(Photo : Pixabay.com / licence CC0)
Vous envoyez le même courriel à plusieurs destinataires ? Au lieu d’inscrire toutes les adresses en « copie carbone » (CC), inscrivez-les plutôt en « copie carbone invisible » (CCI).
Si vous utilisez une interface anglophone, le terme CC (Carbon copy) sera utilisé, mais CCI y apparaître sans doute comme BCC (Blind carbon copy).
D’abord, vous ne dévoilez pas les adresses de personnes qui ne veulent pas forcément qu’elle le soit. Simple question de respect.
Ensuite, vous évitez que certains répondent à tout le monde alors que tous les destinataires ne sont pas forcément concernés par la discussion. On le sait. Un échange peut rapidement tourner à la cacophonie quand tout le monde se met à faire des « reply all » à un courriel en CC.
Erreur No. 5 – Répondre à tout le monde sans nécessité
Photo : Ahtziri Lagarde / Unsplash
Quand on ne masque pas les adresses de l’ensemble des destinataires (voir le point précédent), on ouvre toute grande la porte aux échanges inutiles.
Certaines personnes ne peuvent s’empêcher de répondre à l’expéditeur… en incluant TOUS les autres destinataires dans une discussion qui ne les concerne pas ou plus. Erreur.
Réservez vos félicitations, remerciements et compliments à l’expéditeur, plutôt qu’au groupe.
Personne n’a envie d’assister aux échanges personnels et privés des autres, à moins d’être voyeur évidemment. Gardez ça pour votre Facebook.
Erreur No. 6 – Abuser des formules abrégées
Photo : Volodymyr Hryshchenko / Unsplash
Un courriel n’est pas un SMS. On n’est pas limité par le nombre de caractères.
Évidemment, il est inutile de s’étendre sur trois paragraphes simplement pour dire qu’on enverra un fichier avant la fin de la journée.
De l’autre côté, bourrer son message d’abréviations à peine compréhensibles, c’est tout à fait inexcusable.
Quand on écrit des courriels, on les écrit en toutes lettres. Pas en langage SMS. Surtout lorsqu’ils sont d’ordre professionnel.
Note : N’oubliez pas non plus les salutations d’usage, ainsi que les formules de politesse (ex. : s’il vous plaît et merci).
Erreur No 7 – Ne pas se relire avant d’envoyer son message
(Photo : Pixabay.com / licence CC0)
C’est sans doute la pire erreur d’entre toutes : ne pas se relire avant l’envoi.
Une petite faute d’inattention, ça passe encore. Des fautes à tous les trois mots et oublier des infos pourtant essentielles, c’est inadmissible.
Qu’oublie-t-on régulièrement ?
- D’indiquer l’objet de notre correspondance ;
- De mettre ses coordonnées dans sa signature ;
- D’nscrire l’adresse Zoom ou Meet pour une vidéoconférence ;
- De mettre le lien vers un sondage Doodle ;
- D’envoyer le document qu’on devait joindre ;
- Etc.
Ce texte a été inspiré de « E-mail : 9 erreurs fréquentes à éviter » sur Ooreka et « 10 erreurs à ne pas faire quand on rédige un mail professionnel » sur Le Huffington Post.
Non seulement y trouverez-vous certaines précisions sur ces conseils, mais d’autres précieux conseils aussi.
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